Konica Minolta: Fünf KI-Trends, die 2026 den digitalen Arbeitsplatz prägen werden

Ökonomischer Druck, neue Regulierungsmaßnahmen und technologische Fortschritte beschleunigen Outsourcing, Digitalisierung und Automatisierung. Dabei steht KI im Mittelpunkt – von intelligenter Dokumentenerfassung und -verarbeitung über präventive Cybersicherheit bis hin zu einer ethisch verantwortungsvollen und gesetzeskonformen Nutzung im Einklang mit dem EU AI Act und der Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD). Konica Minolta nennt fünf Schlüsseltrends, die den Digital Workplace im Jahr 2026 bestimmen werden.

Trend 1: Steigende Betriebskosten treiben Outsourcing, Digitalisierung und KI-basierte Automatisierung voran
Angesichts globaler Unsicherheiten stehen Unternehmen zunehmend unter Kostendruck. Handelsbarrieren, Inflation oder geopolitische Spannungen sind Gründe hierfür. Studien von KPMG und Quocirca zeigen, dass steigende Ausgaben aktuell die zentrale Herausforderung für Unternehmen darstellen. Dem kann mit Outsourcing, KI-gesteuerter Automatisierung, vorausschauender Wartung und intelligentem Monitoring entgegengesteuert werden. KI-gestützte Print- und Informationsmanagementlösungen wie Managed Print Services (MPS) oder Cloud Print Services optimieren Dokumentenprozesse, reduzieren Betriebskosten und unterstützen die revisionssichere digitale Archivierung.

Trend 2: Papier bleibt – intelligente Dokumentenverarbeitung im Fokus
Trotz intensiver Digitalisierungsbemühungen ist Papier nach wie vor ein fixer Bestandteil vieler Geschäftsprozesse. Laut Quocirca arbeiten lediglich 14 % der Unternehmen papierlos. 76 % der Unternehmen planen jedoch Investitionen in cloudbasierte Dokumentenerfassung und 73 % in Intelligent Document Processing (IDP). IDP nutzt KI, um Daten automatisch aus Dokumenten zu extrahieren, zu klassifizieren und zu organisieren.

Trend 3: KI-gestütztes ESG-Reporting gewinnt an Bedeutung
Die ESG-Berichtspflichten in Europa verändern sich kontinuierlich. Neue Schwellenwerte aus dem Omnibus 1-Paket der EU sorgen für Unsicherheit: Firmen bremsen Projekte, da sie nicht abschätzen können, ob sie künftig weiterhin unter die CSR Direktive fallen. Gleichzeitig wächst aber der gesellschaftliche Druck: 74 % der KonsumentInnen achten Studien zufolge bei Kaufentscheidungen auf Nachhaltigkeit. Doch nur 5 % der Unternehmen haben ESG vollständig in ihre Strategie integriert. KI kann dabei helfen, verstreute Daten zu erfassen, zu strukturieren und eine verlässliche Entscheidungsgrundlage zu schaffen.

Trend 4: Präventive KI-gestützte Cybersicherheit wird essenziell
Besonders in hybriden IT-Umgebungen ist der Schutz sensibler Daten von entscheidender Bedeutung. Klassische IT-Sicherheitsmodelle, die nur reaktiv auf Angriffsversuche reagieren, sind dafür nicht mehr ausreichend. Die Zukunft gehört der proaktiven Sicherheit: KI-basierte Systeme erkennen Risiken frühzeitig und verhindern Attacken, bevor sie Schaden anrichten können.

Trend 5: Verantwortungsvoller Umgang mit KI bleibt im Blick
Je stärker KI in Unternehmen integriert wird, desto größer wird die Notwendigkeit einer verantwortungsbewussten Nutzung. Laut IDC sehen 30 % der Unternehmen Datenschutz, Governance und Compliance als die größten Herausforderungen bei der Implementierung von KI. Mehr als 75 % fordern Transparenz: Erklärbare Systeme mit menschlicher Kontrolle sind gefragt. Der EU AI Act bringt einen Paradigmenwechsel: Systeme mit hohem Risiko müssen künftig nachvollziehbar, auditierbar und öffentlich registriert sein. Konica Minolta begegnet dieser Entwicklung mit einem eigenen Risiko-Assessment für KI-Projekte sowie der Gründung eines europaweiten DX- und AI-Steuerungsgremiums. Bestehende Plattformlösungen, wie Workplace Pure, die ebenfalls KI-Technologien nutzen, erfüllen bereits heute die Anforderungen des EU AI Act und bieten Unternehmen eine sichere, zukunftsfähige Unterstützung.

„Der digitale Arbeitsplatz im Jahr 2026 wird vor allem durch den beschleunigten Einsatz von KI geprägt sein – begleitet von steigenden Kosten und neuen Regulierungen. Was alle Trends verbindet, ist der Spagat zwischen Effizienz, Compliance und Vertrauen. Wir unterstützen unsere Kunden mit zukunftsorientierten Lösungen dabei, sich sicher und nachhaltig in dieser neuen Arbeitswelt zu bewegen. Mit „ESG AI” bietet Konica Minolta beispielsweise eine Lösung, die ESG-Daten entlang der Lieferkette automatisiert sammelt, bereinigt und analysiert. So können Unternehmen eine CO₂-Transparenz erreichen, Risiken bewerten, ESG-Berichte effizient erstellen und strategische Maßnahmen ableiten – auch ohne gesetzliche Pflicht“, so Klaus Schulz, Manager Portfolio & Offering Management Konica Minolta Business Solutions Deutschland und Österreich.

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Über Konica Minolta Business Solutions Österreich

Konica Minolta Business Solutions Österreich gestaltet den intelligent vernetzten Arbeitsplatz und begleitet seine Kunden als Technologie- und Managed-Service-Provider durch die digitale Ära, indem es für seine Kunden Mehrwert durch Daten schafft. Mit seinen smarten Office-Produkten wie marktführenden Drucksystemen, Cloud-Services und IT-Dienstleistungen unterstützt das Unternehmen u. a. mobiles Arbeiten und die Optimierung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Dabei ist Konica Minolta zum fünften Mal in Folge zu einem der Top-platzierten Managed Service Provider im DACH-Raum gewählt worden (laut iSCM), der im Rahmen seiner IT-Dienstleistungen vielfältige Business Software sowie Business-Intelligence- und ECM-Lösungen bietet.

Darüber hinaus begleitet Konica Minolta als 10-jähriger Marktführer im Produktionsdruck und als einer der führenden Anbieter in den Bereichen Inkjet, Veredelung und Etikettendruck seine Kunden bei der Entwicklung neuer Geschäftsmöglichkeiten - mit modernster Technologie, Software und neuesten Innovationen in den Bereichen Druck, Anwendungen und Know-how. 

Mit weiteren Lösungen im Bereich Healthcare deckt Konica Minolta ein breites Spektrum an Hardware, Software und Dienstleistungen ab. Das Unternehmen garantiert Kundennähe und professionelles Projektmanagement über den direkten Vertrieb sowie rund 100 Partner in ganz Österreich. 

Den Hauptsitz der Konica Minolta Business Solutions Austria GmbH in Wien leitet der Geschäftsführer Werner Theißen. Die Konica Minolta Business Solutions Austria GmbH ist eine 100% Tochter der Konica Minolta Inc. mit Sitz in Tokio, Japan. Mit rund 35.600 Mitarbeitern weltweit (Stand Ende März 2025) erzielte Konica Minolta, Inc. im Geschäftsjahr 2024/2025 einen Nettoumsatz von rund 6,89 Milliarden Euro. Das Unternehmen wurde mit dem Deutschen Nachhaltigkeitspreis 2024 ausgezeichnet.